Jasa Renovasi Kantor untuk HRGA Dari Survey Lokasi Hingga Serah Terima Kunci

Bagi HRGA Jasa Renovasi Kantor dan mengelola proyek renovasi kantor adalah tanggung jawab besar yang tidak boleh dilakukan setengah-setengah—prosesnya harus jelas, terstruktur, dan terukur mulai dari survey lokasi hingga serah terima kunci.

Jika semua tahapan dilakukan dengan baik, hasil renovasi akan maksimal dan meminimalisir risiko di tengah jalan.

Menurut data dari Work Design Magazine, proyek renovasi kantor yang terstruktur dengan tahapan jelas akan lebih hemat biaya hingga 20% dibanding proyek yang dikerjakan tanpa perencanaan matang.

Proses renovasi kantor bukan hanya soal bongkar pasang dinding atau mengganti furnitur, tetapi menyangkut:

• Survey kebutuhan dan kondisi eksisting
• Pembuatan desain sesuai kebutuhan karyawan dan operasional
• Penghitungan anggaran secara transparan
• Pengawasan eksekusi di lapangan
• Serah terima kunci dengan quality control

Peran HRGA (Human Resources & General Affairs) menjadi sentral karena merekalah yang harus memastikan proses ini berjalan lancar dan sesuai target perusahaan.

Sayangnya, banyak HRGA yang masih mengalami kendala saat menangani renovasi kantor, seperti:

• Vendor tidak menyediakan proses yang transparan dari awal hingga akhir.
• Tidak ada survey lokasi secara detail, sehingga kebutuhan kantor sering kali diabaikan saat pengerjaan.
• Anggaran renovasi tidak sesuai realisasi, karena perubahan scope di tengah jalan.
• Tidak ada quality control saat serah terima, sehingga banyak revisi pasca proyek selesai.
• Minimnya dokumentasi dan komunikasi antara HRGA dan vendor, yang berujung pada miskomunikasi.

Jika masalah ini tidak ditangani dengan baik, hasil renovasi bisa mengecewakan, bahkan membebani perusahaan dengan biaya tambahan yang tidak terduga.

Agar proses renovasi kantor berjalan efektif dan efisien, HRGA sebaiknya memilih jasa renovasi kantor yang menyediakan layanan dari survey lokasi hingga serah terima kunci (turn key project). Berikut tahapan lengkapnya:

1. Survey Lokasi dan Analisa Kebutuhan Secara Detail

Vendor yang profesional akan melakukan survey lokasi terlebih dahulu. Tahapan ini meliputi:

• Mengukur ruangan secara akurat
• Mengecek kondisi existing (struktur, instalasi listrik, HVAC, plumbing)
• Menganalisa kebutuhan ruang bersama HRGA dan tim operasional

Baca juga: Checklist HRGA Sebelum Memulai Renovasi Kantor

Survey lokasi sangat penting agar desain dan rencana renovasi sesuai kebutuhan, bukan sekadar estetika.

2. Pembuatan Desain dan Rencana Tata Letak (Layout)

Setelah survey, vendor akan membuat desain interior dan layout ruang yang mempertimbangkan:

• Kenyamanan dan ergonomi karyawan
• Efisiensi alur kerja kantor
• Area meeting, pantry, dan ruang santai yang sesuai kebutuhan perusahaan

Proses ini biasanya dilengkapi dengan gambar 3D dan denah kerja untuk memudahkan visualisasi.

3. Penyusunan Rencana Anggaran Biaya (RAB)

Vendor akan membuat RAB lengkap dan transparan, meliputi:

• Biaya pekerjaan sipil (partisi, plafon, lantai)
• Biaya instalasi MEP (Mechanical, Electrical, Plumbing)
• Biaya furniture dan interior finishing
• Biaya manajemen proyek dan supervisi

Referensi tambahan: Real Estate Asia – Office Renovation Cost Guide

4. Pelaksanaan Renovasi dengan Sistem Bertahap

Agar operasional kantor tetap berjalan, vendor biasanya menawarkan sistem renovasi bertahap atau renovasi di luar jam kerja.

Vendor berpengalaman seperti Hansen Construction akan mengatur jadwal kerja yang minim gangguan dengan komunikasi yang intens kepada HRGA.

5. Pengawasan dan Quality Control di Setiap Tahap

HRGA tidak perlu khawatir harus terus memantau proyek sendiri. Vendor menyediakan tim pengawas yang akan:

• Membuat laporan progress mingguan
• Mengatur meeting koordinasi rutin
• Memastikan material dan pekerjaan sesuai spesifikasi

6. Serah Terima Kunci (Hand Over) dengan Laporan Akhir

Tahapan terakhir adalah serah terima kunci. Di sini, vendor akan:

• Menyerahkan seluruh pekerjaan yang telah diselesaikan
• Memberikan dokumentasi lengkap (as-built drawing, foto before-after)
• Melakukan serah terima dengan checklist detail agar tidak ada yang terlewat

Baca juga: Mengapa HRGA Wajib Memilih Vendor Renovasi Kantor yang Tepat?