Checklist HRGA Sebelum Memulai Renovasi Kantor Bersama Vendor
Renovasi kantor bisa jadi proyek besar yang menentukan kenyamanan dan produktivitas tim. Tapi tanpa perencanaan matang dari HRGA, hasilnya bisa jauh dari harapan.
Agar proyek tidak molor, biaya tidak membengkak, dan hasilnya memuaskan, HRGA wajib memiliki checklist rinci sebelum bekerja sama dengan vendor renovasi kantor.
Menurut riset dari Gensler Research Institute, desain kantor yang baik terbukti meningkatkan keterlibatan dan produktivitas karyawan hingga 20%. Namun, hasil tersebut tidak datang begitu saja—dibutuhkan perencanaan yang solid dan eksekusi yang tepat.
Di Indonesia, peran HRGA (Human Resource & General Affairs) menjadi sangat penting karena mereka menjadi jembatan antara kebutuhan internal perusahaan dan pihak eksternal seperti vendor renovasi.
Tanpa persiapan, proses renovasi bisa mengganggu operasional harian, membuang waktu, dan menyebabkan konflik antar departemen.
Beberapa masalah umum yang sering terjadi saat renovasi kantor dimulai tanpa persiapan yang jelas:
1. Tidak Ada Scope of Work yang Disepakati
HRGA kadang langsung menerima penawaran vendor tanpa menyusun kebutuhan teknis yang jelas, seperti ukuran ruangan, jumlah workstation, dan titik instalasi listrik.
2. Belum Siap Soal Anggaran dan Termin Pembayaran
Tanpa alokasi anggaran yang jelas, perusahaan bisa mengalami kebingungan saat vendor meminta pembayaran termin tertentu.
3. Tidak Ada Koordinasi Lintas Divisi
Proyek renovasi bisa mengganggu kerja tim lain jika tidak dikomunikasikan dengan baik. Misalnya: pemasangan plafon saat divisi lain sedang presentasi penting.
4. Vendor Tidak Memahami Kebutuhan Khusus HRGA
Tidak semua vendor terbiasa menangani kebutuhan HRGA yang kompleks seperti ergonomi ruang kerja, jalur evakuasi, hingga penempatan ruang privasi.
Inlink: Cara HRGA Mengatur Proyek Renovasi Kantor Tanpa Ganggu Operasional Harian
Solusi
Berikut adalah checklist HRGA sebelum memulai renovasi kantor agar proyek berjalan lancar dan sesuai harapan:
1. Buat Dokumen Kebutuhan Teknis (Technical Requirement Sheet)
Dokumen ini harus memuat:
- Denah ruangan
- Jumlah workstation
- Kebutuhan listrik & AC
- Area pantry/toilet (jika direnovasi)
- Area umum seperti ruang tunggu & meeting room
Vendor akan lebih mudah menyusun penawaran dan estimasi waktu kerja jika data lengkap disediakan sejak awal.
2. Minta Desain & Visualisasi dari Vendor
Pastikan vendor memberikan:
- Layout 2D (zoning ruangan)
- 3D rendering (visual tampilan akhir)
- Moodboard warna & material
Vendor berpengalaman seperti Hansen Construction biasanya menyediakan desain lengkap sebelum kontrak kerja ditandatangani.
Inlink: Jasa Renovasi Kantor: Dari Survey Lokasi Hingga Serah Terima Kunci
3. Tanyakan RAB (Rencana Anggaran Biaya) Secara Detail
Pastikan HRGA mendapatkan:
- Biaya per item pekerjaan (sipil, MEP, furniture)
- Timeline pengerjaan
- Termin pembayaran (misalnya 30% – 40% – 30%)
- Biaya tambahan jika ada revisi
Dengan transparansi ini, HRGA dapat menyiapkan anggaran dan menghindari pembengkakan biaya.
4. Atur Koordinasi Internal Sebelum Proyek Dimulai
Buat jadwal sosialisasi ke semua divisi mengenai:
- Jadwal pekerjaan per zona
- Jalur evakuasi alternatif
- Area kerja sementara jika dibutuhkan
- Jam kerja vendor (usahakan di luar jam sibuk)
Komunikasi ini membantu menghindari konflik dan memperlancar proses.
5. Pastikan Vendor Mematuhi Standar K3
Vendor harus menyediakan:
- Alat pelindung diri (APD) untuk tukang
- Jalur evakuasi tetap terbuka
- Proteksi debu & kebisingan
- Asuransi tenaga kerja proyek
Vendor profesional biasanya sudah berpengalaman menangani standar kesehatan dan keselamatan kerja.
6. Buat Perjanjian Kontrak yang Jelas
HRGA wajib menandatangani kontrak kerja yang memuat:
- Waktu pelaksanaan
- Desain yang disepakati
- Termin pembayaran
- Hak dan kewajiban kedua belah pihak
- Sanksi jika proyek molor atau tidak sesuai
Outbound Link: ILO – Occupational Safety and Health Standards
Sebagai HRGA, Anda tidak hanya berperan sebagai penghubung, tetapi juga sebagai manajer proyek renovasi kantor. Dengan checklist yang lengkap, semua proses bisa berjalan lebih cepat, transparan, dan minim risiko.
Vendor yang profesional seperti Hansen Construction siap membantu mulai dari desain hingga serah terima proyek dengan pendekatan yang sesuai kebutuhan HRGA.
