Cara HRGA Mengatur Proyek Renovasi Kantor Tanpa Ganggu Operasional Harian

Bagi HRGA, proyek renovasi kantor bisa menjadi pedang bermata dua: di satu sisi untuk meningkatkan kenyamanan kerja, di sisi lain bisa mengganggu aktivitas operasional jika tidak dikelola dengan benar.

Namun, tenang. Dengan perencanaan yang tepat, proyek renovasi kantor bisa berjalan lancar tanpa harus menghentikan aktivitas kerja sehari-hari.

Menurut Harvard Business Review, 70% karyawan lebih produktif ketika bekerja di lingkungan kerja yang nyaman dan tertata. Renovasi kantor menjadi salah satu cara perusahaan menjaga performa tim dan meningkatkan branding.

Namun, kenyataannya, banyak proyek renovasi kantor justru memperlambat produktivitas karena dilakukan tanpa koordinasi menyeluruh.

Itulah kenapa peran HRGA sangat penting. Bukan hanya bertugas mencari vendor, HRGA juga menjadi pengatur alur komunikasi, waktu pengerjaan, hingga keamanan selama proyek berlangsung.

Renovasi kantor seringkali menimbulkan kekhawatiran dari berbagai pihak. Berikut tantangan yang umum dihadapi HRGA:

1. Gangguan Kebisingan dan Debu

Pekerjaan bongkar-pasang partisi, pemasangan plafon, atau pengeboran pasti menimbulkan suara dan kotoran. Ini dapat mengganggu konsentrasi dan kesehatan karyawan.

2. Akses dan Mobilitas Terganggu

Jika zona kerja tidak diatur dengan baik, jalur sirkulasi bisa tertutup. Akibatnya, karyawan kesulitan berpindah tempat, bahkan jalur evakuasi bisa terhalang.

3. Komunikasi Kurang Efektif

Kurangnya komunikasi antara vendor, HRGA, dan tim internal dapat memicu miskomunikasi. Misalnya, vendor bekerja saat ada meeting besar atau ketika kantor sedang ramai.

4. Tidak Ada Timeline yang Jelas

Tanpa pembagian waktu yang rapi, proyek seringkali molor dan akhirnya mengganggu deadline kerja perusahaan.

Baca Juga: Checklist HRGA Sebelum Memulai Renovasi Kantor Bersama Vendor=

Berikut cara praktis yang bisa diterapkan HRGA agar renovasi kantor tetap berjalan lancar tanpa mengganggu operasional harian:

1. Lakukan Survey Bersama Vendor dan Buat Zona Kerja Bertahap

Sebelum proyek dimulai, ajak vendor untuk melakukan survey lokasi dan diskusi layout ruangan. Selanjutnya, bagi ruang kantor menjadi beberapa zona renovasi, misalnya:

• Zona A: Area meeting room
• Zona B: Area workstation
• Zona C: Area pantry

Kerjakan satu zona terlebih dahulu agar area lainnya tetap bisa digunakan.

2. Atur Jadwal Pekerjaan di Luar Jam Sibuk

Koordinasikan dengan vendor agar pekerjaan berisik dilakukan di luar jam kerja, seperti:

• Setelah pukul 18.00
• Sabtu – Minggu
• Hari libur nasional

Dengan cara ini, aktivitas kerja tidak terganggu oleh suara mesin atau debu proyek.

3. Komunikasikan Secara Aktif ke Semua Divisi

Buat grup komunikasi antara HRGA, vendor, dan PIC setiap divisi. Gunakan tools seperti WhatsApp Group atau Slack untuk update harian.

Bagikan:

• Zona mana yang akan dikerjakan
• Estimasi durasi per tahap
• Jadwal pekerjaan harian

Baca Juga: Jasa Renovasi Kantor: Dari Survey Lokasi Hingga Serah Terima Kunci

4. Gunakan Partisi Sementara untuk Menahan Debu dan Suara

Vendor profesional seperti Hansen Construction biasanya menyediakan sekat pelindung (dust barrier) agar pekerjaan di satu zona tidak mengganggu area lainnya.

Selain itu, mereka juga menyiapkan alat pembersih dan sistem pembuangan debu agar udara tetap bersih.

5. Siapkan Ruang Sementara (Temporary Area)

Jika memungkinkan, siapkan ruang kerja sementara bagi tim yang terdampak renovasi. Bisa menggunakan ruang meeting, ruang lobi, atau coworking space terdekat.

Ini penting terutama jika renovasi dilakukan di area utama seperti ruang kerja atau pantry.

6. Buat Timeline Detail dengan Termin Jelas

Pastikan vendor menyusun timeline proyek secara detail, lengkap dengan target harian, mingguan, dan termin pembayaran.

Contohnya:

• Minggu 1: Pembongkaran dan instalasi listrik
• Minggu 2: Pemasangan plafon dan partisi
• Minggu 3: Finishing dan pengecekan akhir

Dengan timeline jelas, HRGA dapat memonitor progres dan melakukan evaluasi tepat waktu.

Baca Juga: IFMA – International Facility Management Association

7. Pastikan Vendor Mengerti Standar Kesehatan dan Keselamatan (K3)

Vendor harus memenuhi standar Kesehatan dan Keselamatan Kerja, seperti:

• Jalur evakuasi tetap terbuka
• Tidak ada kabel terbuka di area kerja
• Peralatan kerja disimpan dengan aman setelah selesai digunakan

Inlink: Bagaimana Jasa Renovasi Kantor Membantu HRGA Memenuhi Standar Kesehatan dan Keselamatan?

Proyek renovasi kantor bisa sukses tanpa mengganggu aktivitas harian jika HRGA menerapkan strategi yang tepat: mulai dari pembagian zona kerja, pengaturan jam kerja vendor, hingga komunikasi yang terbuka.

Dengan dukungan vendor berpengalaman seperti Hansen Construction, HRGA dapat menjalankan renovasi dengan aman, efisien, dan minim gangguan.